La delega costituisce uno strumento semplice ma molto utile per consentire a un’altra persona di agire in proprio nome all’interno di determinati contesti, come il ritiro di un documento o il disbrigo di una pratica burocratica. Il suo scopo è soprattutto quello di evitare disagi, sprechi di tempo o difficoltà logistiche quando non si può, o non si desidera, recarsi personalmente presso l’ufficio competente. È dunque possibile delegare per le più svariate ragioni: dall’impossibilità fisica di essere presenti a questioni lavorative, fino alla semplice comodità di incaricare un soggetto di fiducia.
Va sottolineato che la delega non necessita di particolari motivazioni per essere considerata valida. Può quindi essere conferita per qualunque esigenza, a patto che sia redatta in forma scritta e che contenga gli elementi essenziali per identificarne con chiarezza oggetto e protagonisti. L’assenza di requisiti di forma particolarmente rigidi la rende uno strumento agevole e flessibile, adottabile in molteplici contesti pubblici o privati.
Indice
La ricerca di un modello precompilato
Prima di procedere alla redazione autonoma di una delega, è opportuno verificare se l’ufficio presso cui si deve svolgere l’operazione di riferimento disponga già di un modulo preimpostato. Questa possibilità è abbastanza comune negli uffici postali e nelle sedi di alcune amministrazioni pubbliche. Nel caso si trovi un modello di delega specifico, il suggerimento è di utilizzarlo, perché è concepito per rispondere a tutte le esigenze formali richieste dall’ufficio in questione. Laddove, invece, non sia reperibile alcun facsimile predisposto dall’ente competente, sarà necessario redigere il documento in maniera autonoma o scaricare un modulo tipo quello messo a disposizione su Modellodelega.com.
Questa indagine preventiva è importante poiché alcuni uffici, soprattutto quelli di carattere sanitario o postale, potrebbero avere procedure interne che facilitano e velocizzano il processo di rilascio dei documenti o di esecuzione dell’operazione delegata. Compilare il modulo ufficiale, infatti, riduce il rischio di errori formali e di incomprensioni, nonché di possibili richieste di integrazioni successive da parte del personale amministrativo.
Struttura e contenuto essenziale
La delega scritta è sostanzialmente suddivisa in due parti principali. Nella prima parte, vengono indicati i dati anagrafici di chi delega, detto delegante, e di chi è delegato a compiere l’operazione. Occorre dunque specificare nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza e codice fiscale per le persone fisiche. Se la delega viene conferita a una società, si dovranno riportare i dati societari e la partita IVA, nonché il nominativo del legale rappresentante o del soggetto incaricato di agire in sua vece.
Nella seconda parte, si fornisce invece una descrizione chiara e dettagliata dell’oggetto della delega. È fondamentale indicare con precisione il tipo di atto o di operazione per cui viene conferito il potere di rappresentanza: ad esempio, il ritiro di un pacco, di un certificato, di un referto medico, di un atto amministrativo o giudiziario. Se, per ipotesi, ci si riferisce al ritiro di un determinato documento, è utile menzionare il nome del documento stesso, la data di emissione e, se noto, il nominativo di chi lo ha prodotto. Quanto più è specifico l’oggetto della delega, tanto minori saranno gli equivoci e le contestazioni successive.
Forma e validità legale
La delega non è soggetta a schemi formali molto rigidi. Il requisito essenziale è che sia redatta in forma scritta e che presenti data e firma autografa del delegante. Questo permette all’ufficio o all’ente competente di verificare che la volontà di delegare sia effettivamente attribuibile a chi firma il documento. Laddove fosse ritenuto utile, è possibile redigere la delega anche in forma dattiloscritta. L’importante è che la versione finale rechi in calce una firma originale, non fotocopiata né scansionata, così da costituire prova tangibile della volontà del delegante.
La delega dev’essere sempre accompagnata da una copia del documento di identità in corso di validità del delegante. Anche la data di rilascio e la validità di quest’ultimo aspetto sono particolarmente rilevanti: un documento scaduto potrebbe non essere riconosciuto dall’ufficio come valida attestazione d’identità. Per quanto riguarda il delegato, è necessario che quest’ultimo si rechi fisicamente presso l’ufficio presentando il proprio documento di identità originale. In questo modo, l’ufficio potrà confrontare i dati riportati nella delega con quelli effettivi.
Il valore della specificità dell’oggetto
È essenziale soffermarsi sull’importanza di definire con la massima chiarezza l’atto per cui si conferisce la delega. In mancanza di una descrizione precisa, si rischierebbe di sconfinare nella sfera di una procura generale, che è disciplinata in modo diverso dalla legge. La delega, infatti, autorizza soltanto un singolo atto o una singola categoria di atti ben specificati. Non concede al delegato, dunque, un potere esteso ad altre attività, né gli permette di prendere iniziative diverse da quelle indicate. Ciò protegge sia il delegante, che sa esattamente cosa ha autorizzato, sia il delegato, che ha la sicurezza di agire legittimamente entro i limiti definiti.
Nel caso in cui ci si accinga a ritirare un documento ufficiale, ad esempio un atto giudiziario o un certificato di stato civile, è opportuno specificare il nome dell’atto, la data di emissione o di sottoscrizione e, se possibile, l’ufficio di provenienza. Un’indicazione del tipo “delego Tizio al ritiro dell’atto giudiziario emesso dal Tribunale di…” rende il mandato esecutivo e non lascia spazi di ambiguità. In ambito postale, per pacchi e raccomandate, molte agenzie forniscono moduli precompilati; se occorre preparare la delega in modo autonomo, va indicato il numero di spedizione (se disponibile) e ogni altro elemento utile alla corretta identificazione dell’oggetto.
Accorgimenti per l’allegato
Ogni delega dovrebbe sempre essere corredata da una copia chiara e leggibile del documento di identità (carta di identità, patente di guida o passaporto) del delegante. Se l’ufficio richiede la fotocopia del documento del delegato, lo specifica nella propria modulistica o nelle istruzioni fornite allo sportello. In genere, però, è sufficiente che il delegato si presenti con il proprio documento di identità originale, senza necessità di lasciarne una copia. Sarà l’impiegato a effettuare il controllo in loco, verificando la corrispondenza dei dati anagrafici.
Redazione pratica della delega
La redazione materiale del testo è un’operazione molto semplice. Oltre ai due blocchi informativi (dati del delegante e dati del delegato, seguiti dall’oggetto della delega), è necessario apporre in fondo la data in cui la delega viene conferita e la firma autografa del delegante. Alcuni ritengono opportuno inserire anche la frase “Ai sensi e per gli effetti di legge” o formule simili, ma non costituisce un elemento obbligatorio. Piuttosto, è importante controllare con cura che i dati anagrafici siano completi e corretti.
Un altro possibile accorgimento consiste nel menzionare la volontà di sollevare il delegato da ogni responsabilità che esuli dall’oggetto definito. Ciò significa che il delegato agisce con un mandato limitato, senza estendere il proprio potere di rappresentanza ad attività non concordate. Tuttavia, questa specificazione, sebbene talvolta utile a evitare futuri malintesi, non rappresenta un requisito legale rigido e varia a seconda delle prassi.
Esempio di facsimile
Se non si dispone di un modello precompilato fornito dall’ufficio di riferimento, è possibile utilizzare come traccia il seguente schema, stando sempre attenti a personalizzarlo con le informazioni necessarie:
“Io sottoscritto/a [nome e cognome], nato/a a [luogo] il [data], residente in [indirizzo completo], codice fiscale [codice fiscale], (eventualmente: quale legale rappresentante della società [denominazione] con sede a [indirizzo], partita IVA [partita IVA]), delego [nome e cognome del delegato], nato/a a [luogo] il [data], residente in [indirizzo completo], codice fiscale [codice fiscale], a compiere per mio conto la seguente operazione: [descrizione specifica]. Data e firma del delegante.”
Nel caso in cui si tratti di una spedizione postale, la descrizione potrebbe indicare “il ritiro della raccomandata numero… presso l’ufficio postale di…”, mentre per un atto giudiziario si potrebbe specificare “il ritiro dell’atto giudiziario emesso dal Tribunale di [luogo] in data [data], depositato presso l’Ufficio Notifiche.” L’importante è non lasciare margini di vaghezza.
Conclusioni
Scrivere una delega è un processo lineare che non richiede formule particolarmente complesse. È sempre bene, innanzitutto, verificare se l’ufficio in cui si deve svolgere l’attività dispone di un modulo specifico. Se tale modulo esiste, conviene utilizzarlo per evitare errori o omissioni. Altrimenti, si può redigere il documento autonomamente, attenendosi ad alcune regole fondamentali: identificare con chiarezza il delegante e il delegato, descrivere in maniera dettagliata l’oggetto della delega e apporre data e firma originali. Non bisogna dimenticare di allegare la copia del documento di identità del delegante, mentre il delegato dovrà presentarsi allo sportello o all’ufficio con un documento di identità valido. Seguendo queste indicazioni, la delega acquisisce pieno valore legale e consente di agevolare procedure che altrimenti richiederebbero la presenza fisica del titolare.
